どーも、ポンコツ事務員のiegdgdです。
一般事務の1人事務員として7年目に突入！
産休育休で1年休んでいますが、現在は子供を保育園に入れて働いています。
1人事務ってやることが多いんですよね。休んでも誰もやってくれないし。
この度、紙に書いていたタスクをデジタルに移行する決断をしました。
導入したのはJootoです。
主にチームで使うそうですが、1人で使っています。使い方も独特です(笑)
1人事務で紙でのタスク管理に限界を感じている方の参考になれば幸いです。
1人事務：忙しい時もあれば暇な時もある。
私の仕事は一般事務です。従業員は3人以下です。
電話応対、発注業務、商品の発送手配、契約書の管理、振込処理、請求書の発行など。
給料計算や総務の手続き、会計業務などは委託しています。
仕事は基本的にパソコンを使いますが、タスクは紙で管理していました。
1つの仕事に対して処理が多く紙で管理していたほうが早かったんです。
しかし処理が多い仕事がいつの間にか2倍、3倍になり紙の管理に限界を感じました。
直感的に操作できるとのことでJootoを導入してみました。
1人事務：Jootoの使い方
リストを7個作っています。左から順番に説明します。
「処理待ち」
主に今日から1.5か月後のタスクを入れています。今日と明日の仕事量を把握するべく、「今日はここまで-------」というタスクを作ってガイドにしています。
「午前/午後にやること」
「処理待ち」から今日やるタスクを移動してtodoリストにしています。
「業務Aの進歩確認」
1か月後に処理が決まっている業務Aの状況をタスクで記録しています。
「忘れると困ること」
仕事で必要な資格の有効期限、車検の有効期限など。
「ルール」
1か月に2、3回発生する業務が複数あります。ルールが細かいのですぐ確認できるようにタスクに記入しています。
「定型事務」
1か月の仕事の流れをタスクにしています。毎月下旬になったらこのリストをコピーしてタスクを「処理待ち」に移動しています。
「完了〇月〇日」
完了したtodoリストを保管しておくリストです。「処理待ち」、「午前/午後にやること」の処理が終わったらタスクをこのリストに移動しています。毎日業務終了後にリストをアーカイブしています。アーカイブしたリストも検索でひっかかるのでこの業務はいつやったけ？と調べることができて助かります。
1人事務：タスクの入力ルールについて
タスクは最初はチェックリストを使っていました。そのうち、チェックリストにチェックする操作が億劫になりタスクにチェック項目をすべて入れるようになりました。
例
今日は9月1日
商品が売れた。入金は9/14で発送は9/15になった。
商品が売れたことにより下記の業務が発生します。
契約を締結
売上管理表に入力
在庫管理表に入力
jootoにタスク登録
集荷の依頼
送り状の作成
ドライバー控えの印刷
送り状番号の案内
入金の確認
これをタスクに入れるとこうなります。
9/1締結まち、集荷依頼、売上管理、送り状作成、番号案内 9/14入金確認、ドライバー控えの印刷 9/15発送 集荷きたか？ 〇〇（相手先名）△△（商品名）
長い・・・これをタスク管理と呼んでいいのかはわかりませんｗ
9/1～9/15までに処理をしたら各項目をコメント欄に移動していきます。
集荷きたか？ってタスクに入れるの？って思うかもしれませんが、たまに忘れられるんです。
9/1に「締結まち、集荷依頼、売上管理、送り状作成、番号案内」のどれかが終わらなかったら「処理待ち」の9/2のタスクに移動します。9/1に終わったら「処理まち」の9/14のタスクに移動します。
タスクの数＝抱えている業務量
タスクに記入されている項目数＝このタスクに対して残っている業務量
タスクは主に「処理する日+項目+締め切り日」のルールで作っています。
項目だけにするといつやるのか？いつが終了か？がわからないんですよね。
この商品の発送は突発的な業務の位置づけです。
定型業務をしながら片手間にやる業務なので商品の発送が増えると大変なことになります。
タスクに入れているもの
上司からの指示もJootoにタスクとして追加しています。「〇〇に電話しておいて」
「××の書類を明日までに作って」
「1か月後に○○について確認して報告して」
「△△について1週間後に〇〇さんに電話をして指示して」
今すぐに終わらない仕事のパーティーが始まります。
フロッピー並みの記憶容量の私の脳みそでは覚えていられません。
追加しておけば、時間がある時にタスクを並び替えて優先順位を決められます。
社会人なら当たり前みたいなことを記事にしてすみませんｗ
家で思い出したこともタスクを追加で処理できる
子供の予防接種や保育園のイベントなど日付が決まったら報告をしてスケジュールの調整が必要です。
時間外に上司に連絡するほどでもないので明日報告しよう＝Jootoに登録しておこうになります。
上司に相談 9/20 予防接種 午後休めるか？ な感じです。
ワンオペなので帰宅しても子供の世話が終わらないんですよね。
やることもどんどん忘れていくのでJootoに頼っています。
追加したら脳みそから排除！
おわりに
誰得なんだろうという記事になりました(笑)でも私はJootoのおかげで事務仕事で漏れや抜けが減りました。
タスクの並び替えが簡単なおかげで優先順位をつけるスピードも早くなりました。
紙管理だと検索機能がないので「過去に処理したはずだけどいつだっけ？」と目で探すのが大変でしたがキーワードを入れると過去のリストとタスクが一覧で出てくるので便利です。
これからも使用していきたいと思います。
